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Compliance

Pour RUAG, les relations d’affaires se basent sur la confiance, l’intégrité et le respect mutuel. La négligence ou le non-respect de ces règles de base au profit de quelconques résultats commerciaux est donc en contradiction avec notre culture d’entreprise.

Nous nous montrons dignes chaque jour de la confiance de nos clients:
Nous nous fixons des objectifs exigeants, nous agissons de façon responsable, nous tenons parole et nous respectons les règles.

Le code de conduite RUAG nous aide à cultiver des valeurs et des principes clairs que nous nous engageons à suivre en interne, vis-à-vis de nos clients, de nos partenaires commerciaux, de nos fournisseurs, de la société, des institutions politiques, des autorités, et surtout, vis-à-vis de notre actionnaire, la Confédération suisse. Pour RUAG, un comportement n’est autorisé que s’il est respectueux des lois et règlementations en vigueur et conforme au présent code de conduite.

Contre la corruption

Tolérance zéro à l’égard de la corruption

RUAG applique une politique de «tolérance zéro» à l’égard de la corruption et rejette strictement toute forme de corruption ou de corruptibilité. Une gratification doit toujours être légale, neutre, adaptée, proportionnée et transparente.

Les cadeaux, invitations et autres gratifications ne sont offerts, donnés ou reçus qu’en toute bonne foi, pour autant qu’ils soient conformes à l’hospitalité d’usage dans les relations commerciales et soient en accord avec les règles de RUAG.

RUAG ne finance aucun parti.

Il est interdit de proposer, de donner ou d’accepter une gratification dans l’intention ou dans le but d’influencer le processus de décision d’un partenaire commercial ou d’un agent public. 

De même, nous n’acceptons pas les gratifications susceptibles d’influencer nos processus de décision.

Nous ne proposons, ne donnons et n’acceptons pas de gratifications d’une valeur excessive ou revêtant un caractère inapproprié quel qu’il soit.

Il est interdit, en particulier, de proposer ou de donner des gratifications à des agents publics en vue d’occasionner ou de hâter l’exercice de devoirs de routine sans pouvoir d’appréciation (paiements dits de facilitation). Des exceptions sont tolérées en cas de danger pour sa vie, son intégrité corporelle ou sa sécurité personnelle.

Les gratifications dont la valeur dépasse les seuils définis dans la directive anticorruption du groupe RUAG nécessitent l'approbation écrite du Compliance Officer responsable.

Nous nous mobilisons pour prévenir la corruption au moyen de mesures adaptées. Cela comprend notamment l’engagement personnel de chaque collaborateur ainsi que de nos partenaires contractuels à renoncer systématiquement à toute forme de corruption. Nous contrôlons ainsi occasionnellement nos partenaires contractuels et leur comportement. Nous formons également nos collaborateurs et nous tenons à leurs côtés pour les conseiller et intervenir si nécessaire. En cas de soupçons de corruption concrets, nous sommes prêts à renoncer à une affaire.

Extrait du règlement du personnel

RUAG vise à se conformer aux lois et dispositions légales en vigueur dans tous les domaines de son activité d’entreprise. Ceci est particulièrement le cas en matière d’interdiction de corruption.

Les employés déclarent accepter les consignes de comportement suivantes afin d’éviter la corruption:

  • ne pas user de l’argent ou de cadeaux appréciables en argent à des fins illégales  ou suspectes;
  • ne pas obtenir des avantages injustifiés au moyen de faveurs financières ou autres accordées à des tiers;
  • ne pas accepter de faveurs financières ou autres si le donateur en attend un avantage injustifié ou accordées à titre de récompense pour l’octroi d’un avantage injustifié.

Contrats avec des tiers

Aspects ayant trait à la conformité pour les contrats avec des tiers

Des modèles de contrats contraignants avec des tiers qui soutiennent les activités de vente sont à la disposition de tous les collaborateurs, accompagnés d’explications et d’une directive organisationnelle spécifique. Ils sont soumis à des contrôles et des améliorations continus, conformément à l’approche basée sur les risques décrite ci-dessous. Actuellement, ils contiennent les éléments essentiels suivants:

  • Nécessité d’obtenir une autorisation en matière de conformité en cas de conclusion de contrats avec des tiers qui soutiennent les activités de vente.
  • Clause anticorruption détaillée et compréhensible comprenant un droit de contrôle.
  • Droit de RUAG de résilier sans délai le contrat et de demander des dommages et intérêts en cas de manquement à l’interdiction de corruption par le tiers.
  • Droit de RUAG à la remise régulière de rapports sur les activités passées et futures du tiers. Si ce dernier ne remplit pas cette obligation, une peine conventionnelle s’applique et il doit s’attendre à une résiliation du contrat.
  • En fonction de l’analyse spécifique des risques, RUAG peut demander confirmation à un expert juridique local indépendant que le tiers est bien une entreprise correctement constituée selon le droit applicable et que l’activité convenue par contrat ainsi que le dédommagement sont permis par le droit auquel l’activité est soumise.
  • RUAG fixe un plafond pour les commissions versées aux agents, qui sont en général déterminées par un pourcentage du volume des contrats pour lesquels ils ont servi d'intermédiaire. Pour les contrats avec les clients portant sur un volume significatif, il prévoit par ailleurs un barème dégressif et exige toujours un plafond en valeurs absolues pour les commissions des agents.

Due Diligence lorsque des tiers sont sélectionnés et mandatés

Dans le cadre d'un processus interne standard, RUAG évalue les risques en matière de conformité liés aux tiers qui soutiennent les activités de vente. En fonction de l’analyse spécifique des risques, RUAG pourra confier à un prestataire de services externe spécialisé la tâche de clarifier la situation du tiers, de ses associés et des autres personnes physiques et morales qui lui sont liées. La même procédure s’applique en cas de prolongation des contrats existants avec les agents (ou au minimum tous les trois ans).

Les contrats avec des tiers soutenant les activités de vente ne doivent être conclus que sur la base du texte d’un contrat type prédéfini avec exactitude. Le contrat type pour les agents contient notamment des directives concernant le montant de la commission, l’organe de paiement des commissions, l’obligation pour l’agent de régulièrement rédiger des rapports ainsi que, bien entendu, une clause efficace contre toute forme de corruption.

Trade Compliance

RUAG, en tant qu’entreprise détenue par la Confédération suisse, a conscience de sa responsabilité en tant que fournisseur d’applications militaires.

L’exportation de produits techniques militaires et la fourniture de services dans le domaine des techniques de défense pour des clients à l’étranger (autrement dit en dehors de la Suisse) sont notamment considérées comme des applications militaires. RUAG respecte les dispositions locales en vigueur dans les pays où il opère ainsi que les dispositions relatives au contrôle des exportations en vigueur en Suisse, notamment la loi fédérale sur le matériel de guerre (LFMG), la loi fédérale sur le contrôle des biens utilisables à des fins civiles et militaires, des biens militaires spécifiques et des biens stratégiques (loi sur le contrôle des biens, LCB), la loi fédérale sur l'application de sanctions internationales (loi sur les embargos, LEmb) et la loi fédérale sur les prestations de sécurité privées fournies à l'étranger (LPSP).

RUAG réserve ses applications militaires et à double usage à des partenaires commerciaux sérieux et identifiés et œuvre ainsi en faveur de la sécurité, de l’indépendance et de la stabilité.

Toutes les exportations d’applications militaires et à double usage doivent – quel que soit le lieu d’où elles sont exécutées – être conformes au droit international, aux engagements internationaux de la Confédération suisse et aux principes de la politique étrangère suisse.

Conflits d’intérêts

Les conflits d’intérêts ne constituent pas uniquement une menace pour RUAG en tant qu’entreprise; ils comportent aussi un risque de corruption considérable. Toutefois conscient du fait que chaque collaborateur a également des intérêts personnels et entretient des relations d’ordre privé, RUAG a établi une directive définissant les principes de gestion des conflits d’intérêts réels, potentiels ou supposés afin d’éviter toute répercussion négative pour le collaborateur concerné et pour RUAG en tant qu’entreprise.

Au titre d’actionnaire unique, la Confédération suisse exerce un contrôle sur toutes les décisions de l’assemblée générale, y compris l’élection et la rémunération des membres du conseil d’administration. RUAG communique les détails concernant le processus de sélection, ainsi que la désignation et la rémunération des membres du conseil d’administration dans les rapports annuels. Par ailleurs, les membres du conseil d’administration n’entretiennent aucune relation d’affaires avec RUAG.

Informations et sécurité des informations

RUAG s’engage à protéger et à traiter de façon confidentielle les informations fournies par les clients, les partenaires commerciaux, les collaborateurs ou toute autre partie prenante.

Les collaborateurs de RUAG sont tenus de respecter la confidentialité des secrets commerciaux et industriels internes et externes qui leur ont été confiés dans le cadre de leur activité ou sont parvenus à leur connaissance de toute autre manière. Cette règle s’applique en particulier aux informations relatives aux technologies ou aux processus de fabrication, de recherche et de développement, aux données d’exploitation, aux données financières et aux informations relatives à la clientèle.

Code de conduite pour les partenaires commerciaux

En tant que groupe d’entreprises d’envergure internationale, RUAG s’engage à exercer ses activités conformément à des principes éthiques, en vertu du droit en vigueur et de façon socialement responsable. RUAG attend également de ses partenaires commerciaux, notamment de ses clients, fournisseurs et prestataires de services ainsi que de leurs chaînes d’approvisionnement, un comportement correct à tous points de vue. À cet égard, RUAG définit pour ses partenaires commerciaux des normes minimales à respecter et les leur communique. 

Le code de conduite pour les partenaires commerciaux de RUAG fait partie intégrante de nos contrats avec des tiers et est contraignant pour les partenaires commerciaux.

Mesures de formation

RUAG attache beaucoup d’importance à ce que tous ceux qui travaillent pour lui connaissent et incarnent son code de conduite, son engagement à l’égard d’un comportement correct et conforme aux normes, ainsi que ses efforts en matière de lutte contre la corruption. Les dispositions applicables sont à la disposition de tous les collaborateurs sous une forme compréhensible et sont enseignées en conséquence.

Les formations sont en principe adaptées à certains groupes cibles, en tenant compte des échelons hiérarchiques et des tâches ainsi que des risques qui y sont associés. Des formations générales sont également réalisées sur tous les sites de RUAG dans le monde en s’adressant personnellement aux collaborateurs, aux cadres et aux membres du conseil d'administration. D’autres formations destinées à l’ensemble du personnel recourent à des modules d’apprentissage en ligne lorsque cela s’avère pertinent.

Les formations sont toujours dispensées dans les langues exigées et les groupes cibles sont définis selon une approche basée sur les risques, en portant une attention toute particulière aux fonctions fortement exposées aux risques, telles que les fonctions d’encadrement, le marketing et la vente, les achats, les relations avec les gouvernements, les RH et la communication.

L'efficacité et le contenu du programme de formation et de communication sont continuellement mesurés, révisés et mis à jour. Ceci est permis par des retours d'information au cours des discussions lors des ateliers, des conversations personnelles pendant l’activité quotidienne, des enquêtes auprès des collaborateurs, la mesure des taux de réussite ainsi que du comportement de réponse sur certains chapitres spécifiques et certaines questions des tests lors des formations en ligne, les résultats des audits internes et externes ainsi que l'analyse systématique des statistiques relatives aux différents cas. Le matériel de formation et de communication est remanié en profondeur au moins tous les trois ans.

Organisation de la conformité

La fonction de Senior Compliance Officer est responsable de l’ancrage des règles internes de RUAG dans l’ensemble du groupe par la mise en œuvre et l’introduction de directives et de formations, ainsi que de la gestion de l’Integrity Line.

Le Senior Compliance Officer rend compte directement et régulièrement au comité d’audit et des risques, au conseil d’administration et deux fois par an au président du conseil d’administration dans le cadre de mises à jour personnelles et détaillées. L’actionnaire est informé sommairement sur les thèmes relatifs à la conformité dans le cadre de rapports et entretiens trimestriels ainsi que dans le cadre du rapport de gestion.

Le comité d’audit et des risques et le conseil d’administration assurent la haute surveillance du programme de conformité, en accordant une attention toute particulière au programme contre la corruption. Grâce à des mises à jour relatives à la conformité régulièrement fournies par le Senior Compliance Officer, ces organes sont en mesure d’évaluer l’efficacité des initiatives en matière de conformité et des mesures alors mise en œuvre, en tenant compte des résultats des contrôles réalisés par les organes de révision internes et externes de sorte à garantir également la réalisation des modifications à apporter au programme.

Sanctions et signalement des manquements

Conformément à nos valeurs, tous les collaborateurs sont encouragés à signaler immédiatement tout manquement au code de conduite ou à la législation en vigueur. Les manquements au code de conduite ne sont pas tolérés et sont sanctionnés par des mesures adaptées.

Selon la gravité du manquement, ces mesures peuvent aller des avertissements et des rappels à l’ordre, aux licenciements immédiats en passant par des actions civiles en dommages-intérêts et des plaintes pénales. 

Le fait d’ignorer sciemment une infraction au code par d’autres personnes ou d’entraver la clarification d’une telle infraction constitue également un manquement au code de conduite.

Le collaborateur doit avoir une raison objective de supposer que les informations communiquées et toutes les accusations correspondantes sont pour l’essentiel fondées.

Les collaborateurs qui révèlent de tels manquements connus ou supposés de bonne foi sont protégés contre les représailles. Toute forme de représailles à l’encontre de collaborateurs qui dénoncent un manquement selon ces principes constitue un manquement grave et manifeste au code de conduite et appelle des sanctions appropriées.

Un tel comportement constitue également un manquement au code de conduite et appelle des sanctions appropriées. Un tel comportement constitue également un manquement au présent Code de conduite et appelle à des sanctions appropriées.

Contact et Integrity Line

L’Integrity Line de RUAG sur Internet est un autre élément-clé de la lutte contre la corruption et les autres irrégularités. Les collaborateurs et les tiers peuvent y recourir partout dans le monde s’ils suspectent ou observent des irrégularités ou des manquements, ou s’ils ont des questions ou besoin de conseil. Cet outil en ligne est géré par une entreprise externe et sert de système d’alerte précoce pour prévenir ou identifier des manquements en matière de conformité. Le processus à cet égard est clairement défini: si un collaborateur a connaissance d’irrégularités, le supérieur hiérarchique est en principe le premier interlocuteur, mais il peut également s’adresser à un Compliance Officer (par exemple via l’adresse e-mail compliance@ruag.ch), aux ressources humaines ou au General Counsel. Si cela n’est pas possible ou n’est pas adéquat pour atteindre l’objectif visé, l’Integrity Line offre une possibilité supplémentaire de signaler l’incident via le site Internet de RUAG ou via https://ruag.integrityline.org, y compris de manière anonyme si la personne le souhaite. Les signalements sont lus et traités exclusivement par les spécialistes RUAG désignés à cet effet issus de l’équipe Compliance.

Téléchargements

Code de Conduite RUAG
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Code de Conduite pour partenaires commerciaux
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