Conformità
Per RUAG le relazioni commerciali con clienti e partner si basano su fiducia, integrità e rispetto reciproco.
Giustifichiamo ogni giorno la fiducia riposta in noi:
Ci poniamo obiettivi elevati, agiamo in modo responsabile, manteniamo la parola data e seguiamo le regole.
Il Codice di Condotta RUAG ci aiuta a coltivare i valori e i principi chiari per i quali ci impegniamo, sia all'interno dell'azienda stessa che nei confronti di clienti, partner commerciali, fornitori, società, politica, autorità e, non da ultimo, nei confronti del nostro azionista, la Confederazione Svizzera. Per RUAG, quindi, i comportamenti sono ammessi solo se sono consentiti dalle leggi e dai regolamenti vigenti e se sono compatibili con il presente Codice di Condotta.
Contro la corruzione
Tolleranza zero per la corruzione
RUAG adotta un approccio di tolleranza zero nei confronti della corruzione e rifiuta rigorosamente qualsiasi forma di corruzione o altro comportamento corrotto. Una gratifica deve sempre essere legale, neutrale, appropriata, proporzionata e trasparente.
I regali e l'ospitalità o altri benefici sono offerti, dati o ricevuti solo in buona fede e solo nella misura in cui ciò è appropriato secondo le consuetudini di ospitalità aziendale e le regole proprie di RUAG.
RUAG non fa donazioni ai partiti.
È vietato offrire, dare o accettare un beneficio con l'intenzione o l'effetto di influenzare il processo decisionale di un partner commerciale o di un pubblico ufficiale.
Allo stesso modo, non si accettano donazioni che possano influenzare il proprio processo decisionale.
Non devono essere offerti, dati o accettati benefici di valore eccessivo o comunque inadeguati.
In particolare, è vietato offrire o concedere benefici a funzionari pubblici per indurre o accelerare l'esecuzione di compiti d'ufficio di routine senza poteri discrezionali (pagamenti agevolati). Sono possibili eccezioni in caso di pericolo per la vita, l'incolumità fisica o la sicurezza personale.
I benefit il cui valore supera le soglie definite nella Direttiva aziendale anticorruzione di RUAG richiedono l'approvazione scritta del Compliance Officer responsabile.
Mettiamo in atto il nostro impegno per evitare la corruzione con le dovute precauzioni. Ciò include, tra l'altro, l'impegno personale di ogni dipendente e dei nostri partner contrattuali ad astenersi costantemente da qualsiasi tipo di corruzione. Controlliamo i nostri partner contrattuali e la loro condotta caso per caso. Inoltre, formiamo i dipendenti e forniamo loro consulenza e assistenza in caso di necessità. Se ci sono motivi rilevanti e concreti di sospetto, siamo pronti ad astenerci dal fare affari.
Estratto dal regolamento del personale
L'obiettivo dichiarato di RUAG è quello di garantire il rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili in tutte le aree della sua attività. Ciò vale in particolare per il divieto di corruzione.
I dipendenti accettano le seguenti regole di condotta per evitare la corruzione:
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Non utilizzare denaro e doni di valore monetario per scopi impropri o dubbi;
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Non ottenere vantaggi ingiustificati attraverso favori finanziari o di altro tipo da parte di terzi;
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Non accettare favori finanziari o di altro tipo se chi li offre si aspetta o riceve in cambio un vantaggio ingiustificato.
Contratti con terzi
Aspetti di conformità dei contratti con terzi
I modelli vincolanti per i contratti con terzi a supporto delle attività di distribuzione sono a disposizione di tutto il personale, insieme a note esplicative e istruzioni organizzative specifiche. Questi vengono continuamente rivisti e migliorati nell'ambito dell'approccio basato sul rischio descritto nella sezione seguente. Attualmente, questi includono i seguenti elementi chiave:
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La stipula di contratti con terzi a supporto delle attività di distribuzione richiede sempre l'approvazione della compliance.
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Clausola anticorruzione dettagliata e comprensibile, compreso il diritto di revisione.
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Il diritto di RUAG di risolvere immediatamente il contratto e di richiedere il risarcimento dei danni in caso di violazione del divieto di corruzione da parte del terzo.
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Il diritto di RUAG di ricevere regolarmente relazioni sulle attività passate e future del terzo. Se il terzo non ottempera a tale obbligo, si perde la penale contrattuale e il contratto viene risolto.
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A seconda dell'esposizione al rischio specifico, RUAG fornirà una dichiarazione di un esperto legale locale indipendente che confermi che il terzo è una società regolarmente costituita ai sensi della legge vigente, che l'attività concordata contrattualmente e anche l'indennizzo sono consentiti dalla legge a cui l'attività è soggetta.
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La RUAG fissa un limite massimo per le provvigioni degli agenti, solitamente determinato da una percentuale del volume dei contratti intermediati. A tal fine, prevede una gradazione decrescente per i contratti con i clienti con un volume significativo e richiede sempre un limite massimo di provvigioni per l'agente in termini assoluti.
Due diligence nella selezione e nella messa in servizio di terze parti
Nell'ambito di un processo standard, RUAG effettua una valutazione interna dei rischi di compliance associati alle parti terze che supportano le attività di distribuzione. A seconda dell'esposizione al rischio specifico, RUAG incaricherà un fornitore di servizi esterno specializzato di effettuare controlli sui precedenti del terzo, dei suoi azionisti e di altre persone fisiche e giuridiche collegate. Lo stesso processo si applica al rinnovo dei contratti esistenti con gli agenti (o al massimo dopo tre anni).
I contratti con i terzi che supportano le attività di distribuzione possono essere stipulati solo sulla base di un testo contrattuale tipo precisamente specificato. Il modello di contratto per gli agenti contiene, tra l'altro, specifiche sull'importo delle provvigioni, sul luogo di pagamento delle stesse, sull'obbligo di rendicontazione periodica da parte dell'agente e, naturalmente, un'efficace clausola di divieto di corruzione.
Conformità commerciale
RUAG, in quanto azienda di proprietà della Confederazione Svizzera, è consapevole della propria responsabilità come fornitore di applicazioni militari.
Le applicazioni militari comprendono in particolare l'esportazione di prodotti di tecnologia della difesa e la fornitura di servizi di tecnologia della difesa per clienti all'estero (cioè fuori dalla Svizzera). RUAG rispetta le normative locali dei Paesi in cui opera e le disposizioni svizzere in materia di controllo delle esportazioni, in particolare la Legge federale sul materiale bellico (KMG), la Legge federale sul controllo e l'uso militare dei beni e dei beni militari speciali (GKG), la Legge federale sull'applicazione delle sanzioni internazionali, la Legge sugli embarghi (EmbG) e la Legge federale sui servizi di sicurezza privati forniti all'estero (BPS).
RUAG fornisce applicazioni militari e a duplice uso solo a soggetti identificati,
partner commerciali affidabili, contribuendo così alla sicurezza, all'indipendenza e alla stabilità.
Tutte le esportazioni di applicazioni militari e a doppio uso - indipendentemente dal luogo in cui vengono effettuate - devono rientrare nel quadro del diritto internazionale, degli obblighi internazionali della Svizzera e dei principi della politica estera svizzera.
Conflitti di interesse
I conflitti di interesse non sono solo un pericolo per la RUAG in quanto azienda, ma comportano anche notevoli rischi di corruzione. D'altra parte, tutti i dipendenti hanno anche interessi privati e mantengono relazioni private. RUAG ha pertanto emanato una linea guida che disciplina i principi per la gestione dei conflitti di interesse reali, potenziali o sospetti, al fine di evitare conseguenze negative per entrambe le parti, il singolo dipendente e RUAG come azienda.
In qualità di azionista unico, la Confederazione Svizzera esercita il controllo su tutte le decisioni prese dall'Assemblea generale. Ciò include anche l'elezione e la remunerazione dei membri del Consiglio di amministrazione. RUAG pubblica i dettagli del processo di selezione, della nomina e della remunerazione dei membri del Consiglio di amministrazione nelle sue relazioni annuali. Inoltre, i membri del Consiglio di amministrazione non hanno rapporti d'affari con RUAG.
Informazioni e sicurezza informatica
RUAG si impegna a proteggere e a trattare come riservate le informazioni che le vengono affidate da clienti, partner commerciali, dipendenti o altri soggetti interessati.
I dipendenti di RUAG sono tenuti a trattare con riservatezza tutti i segreti aziendali ed esterni e i segreti commerciali che vengono loro affidati nel corso del lavoro o di cui vengono comunque a conoscenza. Ciò vale in particolare per le informazioni sulle tecnologie o sui processi di produzione, ricerca e sviluppo, nonché per i dati operativi e finanziari e le informazioni sui clienti.
Codice di condotta per i partner commerciali
In qualità di gruppo aziendale attivo a livello internazionale, RUAG si impegna a condurre le proprie attività nel rispetto dei principi etici, delle leggi vigenti e in modo socialmente responsabile. RUAG si aspetta che anche i suoi partner commerciali, ovvero i clienti, i fornitori, i prestatori di servizi e le loro catene di fornitura, si comportino correttamente sotto ogni aspetto. In concreto, RUAG stabilisce alcuni standard minimi e li comunica ai propri partner commerciali.
Il Codice di condotta RUAG per i partner commerciali è parte integrante dei nostri contratti con terzi ed è vincolante per i partner commerciali. Il documento può essere scaricato di seguito nell'area download.
Misure di formazione
RUAG attribuisce grande importanza al fatto che il suo Codice di Condotta, il suo impegno per un comportamento corretto e conforme alle norme e i suoi sforzi per combattere la corruzione siano conosciuti e praticati da tutti coloro che lavorano per lei. Le linee guida pertinenti sono a disposizione di tutti i dipendenti in forma comprensibile e vengono formati di conseguenza.
La formazione viene generalmente erogata a gruppi specifici in base ai livelli gerarchici e alle mansioni, nonché ai rischi associati. La formazione generale viene impartita anche in tutte le sedi RUAG del mondo, rivolgendosi personalmente ai dipendenti, ai membri della direzione e ai membri del Consiglio di Amministrazione. La formazione continua per tutti i dipendenti viene svolta utilizzando moduli di e-learning, ove opportuno.
La formazione viene sempre svolta in tutte le lingue richieste e i gruppi target sono definiti in base a un approccio basato sul rischio, con particolare attenzione alle funzioni ad alto rischio come la direzione, il marketing e le vendite, gli acquisti, le relazioni con la pubblica amministrazione, le risorse umane e le comunicazioni.
L'efficacia e il contenuto del programma di formazione e comunicazione vengono costantemente misurati, rivisti e aggiornati. Questo viene garantito attraverso il feedback durante i workshop, le discussioni faccia a faccia nelle operazioni quotidiane, i sondaggi tra il personale, la misurazione dei tassi di completamento e del comportamento di risposta a sezioni specifiche e a domande di test nell'e-learning, i risultati degli audit interni ed esterni e le valutazioni sistematiche delle statistiche sui casi. Il materiale di formazione e comunicazione viene rivisto in modo completo almeno ogni tre anni.
Organizzazione di conformità
Il responsabile della funzione Compliance è responsabile dell'ancoraggio delle regole interne di RUAG in tutto il Gruppo, attraverso l'implementazione e l'introduzione di direttive e corsi di formazione, nonché della gestione dell'Integrity Line.
Il Responsabile della Compliance riferisce direttamente e regolarmente al Comitato di revisione e rischi, al Consiglio di amministrazione e regolarmente con aggiornamenti personali dettagliati al Presidente del Consiglio di amministrazione. L'azionista viene informato sulle questioni di compliance nelle relazioni e nelle discussioni trimestrali e nella relazione annuale.
Il Comitato di revisione e rischi e il Consiglio di amministrazione mantengono la supervisione generale del programma di compliance, con particolare attenzione al programma anticorruzione. Attraverso i regolari aggiornamenti sulla compliance forniti dal Responsabile della Compliance, questi organi sono in grado di valutare l'efficacia delle iniziative di compliance e delle misure implementate di conseguenza. Ciò avviene tenendo conto dei risultati delle revisioni condotte dai revisori interni ed esterni, in modo da garantire che vengano attuati anche i necessari adeguamenti ai programmi.
Sanzioni e segnalazione di violazioni
In linea con i nostri valori, tutti i dipendenti sono incoraggiati a segnalare tempestivamente le informazioni relative a violazioni del Codice di condotta o delle leggi vigenti. Le violazioni del Codice di condotta sono inaccettabili e saranno sanzionate con misure adeguate.
A seconda della gravità della violazione, tali misure possono andare da avvertimenti e richiami fino al licenziamento senza preavviso, nonché a richieste di risarcimento danni in sede civile e accuse penali.
Una violazione del Codice di condotta consiste anche nell'ignorare deliberatamente le violazioni del Codice da parte di altri o nel rendere più difficile la risoluzione delle violazioni.
Il dipendente deve avere un motivo oggettivo per credere che le informazioni fornite e le relative accuse siano sostanzialmente vere.
I dipendenti che segnalano in buona fede violazioni note o sospette saranno protetti dalla repressione. Qualsiasi forma di repressione nei confronti dei dipendenti che segnalano violazioni ai sensi della presente Politica costituisce una chiara e grave violazione del presente Codice di condotta e sarà adeguatamente sanzionata.
Non saranno invece tollerate segnalazioni fatte con l'intento di accusare falsamente colleghi o dirigenti. Tale comportamento costituisce anche una violazione del presente Codice di condotta e sarà adeguatamente sanzionato.
Linea di contatto e integrità
Un altro elemento chiave nella lotta contro la corruzione e altre irregolarità è la RUAG Integrity Line basata sul web. I dipendenti e i terzi in tutto il mondo possono utilizzare questo servizio se sospettano o hanno osservato irregolarità e violazioni, oppure se hanno domande o bisogno di consigli. Questo strumento online è gestito da una società esterna e serve come sistema di allerta precoce per prevenire o rilevare le violazioni della conformità. Il processo è chiaramente regolamentato: se un dipendente viene a conoscenza di irregolarità, il primo punto di contatto deve essere il supervisore e un responsabile della compliance (ad esempio tramite l'indirizzo e-mail compliance(at)ruag.ch), l'ufficio risorse umane o il consulente legale generale devono essere ulteriori punti di contatto. Tuttavia, se tale conversazione è impossibile o inadatta a raggiungere l'obiettivo, l'Integrity Line offre un'ulteriore possibilità di segnalare l'incidente tramite il sito web della RUAG o tramite https://ruag.integrityline.org - se lo si desidera, in forma anonima. Le segnalazioni saranno visionate ed elaborate solo dagli specialisti RUAG designati dal team di conformità.
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