Ulteriori informazioni sulla conformità
Per RUAG, fiducia, integrità e rispetto reciproco nella collaborazione con clienti e partner sono cose ovvie. I nostri rapporti commerciali sono sempre aperti, onesti e trasparenti.
Ogni giorno i nostri specialisti fanno tutto quanto è nelle loro mani per giustificare la fiducia riposta in noi. Agiamo in modo responsabile, manteniamo la parola e rispettiamo le regole.
Il Codice di condotta non è semplicemente un concetto astratto: è il nostro inequivocabile sistema di regole, che riguarda tutti i collaboratori. Ci aiuta a praticare i valori e i principi ai quali ci impegna, nell'azienda stessa come anche nei confronti dei clienti, dei partner commerciali, dei fornitori, della società, delle politica e delle autorità, e non da ultimo nei confronto del nostro azionista, la Confederazione svizzera. Dunque per RUAG un comportamento è ammissibile solo se è permesso dalle leggi e norme vigenti e se è conciliabile con questo codice di condotta.
STRUTTURA GIURIDICA DEL GRUPPO RUAG MRO E ASSETTO PROPRIETARIO (INTERESSI FINANZIARI)
La RUAG MRO Holding SA (RUAG) è nata nel 2020 dalla scissione di quello che era allora il gruppo RUAG. I gruppi parziali sorti da questo scorporo, RUAG e RUAG International, sono due gruppi di imprese reciprocamente indipendenti con orientamenti diversi.
RUAG è il partner tecnologico dell'Esercito svizzero e fornisce servizi essenziali per la sicurezza al Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS). In quanto azionista unica di RUAG, la Confederazione svizzera guida direttamente il gruppo di imprese attraverso il DDPS. Il fondamento giuridico del gruppo di imprese si trova nella Legge federale concernente le imprese d'armamento della Confederazione (LIAC).
Per saperne di più su come la Confederazione fa valere i propri interessi presso RUAG MRO Holding AG:
GOVERNANCE, RISK & COMPLIANCE
Linea aerea
Il Consiglio di amministrazione è responsabile della gestione e della supervisione generale di RUAG MRO Ltd e attua la corporate governance.
Compliance Managementsystem (GRC)
Il Compliance Management System (CMS) del gruppo forma un struttura generale intesa ad identificare attivamente i rischi di compliance, a ridurli e a tenerli sotto osservazione, nonché ad assicurare il rispetto delle prescrizioni in tema di compliance all'interno del gruppo. L'Head of Compliance è responsabile dell'ideazione e adozione delle misure necessarie per assicurare l CMS e sorvegliare in modo indipendente i rischi di compliance. Riferisce periodicamente al management, all'Audit and Risk Committee e al consiglio di amministrazione.
Lo scopo del CMS è quello di assicurare che tutte le unità aziendali della RUAG MRO Holding SA abbiano una condotta eticamente corretta in tutte le attività e si attengano in ogni momento a tutte le leggi e norme applicabili.
Commissioni
Il consiglio di amministrazione della RUAG MRO Holding SA affida la preparazione e l'esecuzione delle proprie decisioni, nonché la sorveglianza delle attività, ad alcune commissioni. Le commissioni sono autorizzate a svolgere o incaricare indagini in tutte le questioni che rientrano nel loro ambito di competenze. Possono convocare esperti indipendenti.
La commissione di controllo e gestione del rischio (Audit and Risk Management Committe- ARC) aiuta il consiglio di amministrazione nel suo compito di alta vigilanza, segnatamente per quanto riguarda la correttezza delle conclusioni e il rispetto delle prescrizioni di legge (compreso il controllo regolare del Compliance Management System).
L'Audit and Risk Committee valuta l'adeguatezza del sistema di controllo interno e della sorveglianza generale dei rischi commerciali.
Codice di condotta e altre direttive del gruppo
Basandosi sul codice di condotta e su altre prescrizioni del gruppo come ad esempio il regolamento anticorruzione del gruppo, il consiglio di amministrazione assicura che il gruppo mantenga una condotta eticamente corretta in tutte le attività commerciali e in tutti i Paesi in cui opera, e si attenga in ogni momento a tutte le leggi e norme applicabili.
Codice di condotta per i collaboratori
Il codice di condotta, nella versione di volta in volta valida, forma parte integrante di ogni contratto di lavoro ed è disponibile in tutte le lingue dell'azienda.
Codice di condotta per partner commerciali
Dai nostri partner commerciali, ossia da clienti, fornitori, agenti, somministratori di servizi e relative catene di fornitura, ci aspettiamo sempre una condotta corretta. Queste prescrizioni si concretano negli standard minimi per partner commerciali stabiliti nel codice di condotta.
ISTRUZIONI E PROCESSI
Ci sforziamo di fissare tutte le norme di comportamento e i processi vincolanti in apposite prescrizioni del gruppo (direttive, regolamenti, documenti di appoggio). I requisiti formali delle varie prescrizioni sono stabiliti e documentati per iscritto. Le prescrizioni del gruppo sono sottoposte a regolari controlli formali e non possono contraddirsi né farsi concorrenza reciproca.
Sui temi riguardanti la compliance abbiamo implementato direttive e processi che formano parte integrante dei contratti di lavoro. Le direttive sono controllate regolarmente dall'Head Compliance e se necessario adeguate.
Task Universe
Il Task Universe della RUAG rispecchia i vari temi riguardanti la compliance e implementati nel Compliance Management System. Sui temi trattati RUAG ha introdotto direttive e processi basati sul rischio, che formano parte integrante dei contratti di lavoro. Le direttive e i processi sono controllati regolarmente dall'Head Compliance, di norma una vola all'anno, e se necessario adeguati. Compliance gestisce un piano di formazione e offre regolarmente corsi di formazioni generali e basati sui rischi a funzioni o ambiti esposti ad un maggiore rischio di compliance.
Oltre alle modalità di condotta generali, esistono direttive di gruppo dettagliate e processi adeguati negli ambiti interessati dalla compliance, rappresentati come segue:
Business Ethics
Nel quadro del Task Universe, il settore "Business Ethics" intende assicurare che alla RUAG si agisca in conformità ai nostri valori e standard. Vi rientrano tra l'altro il codice di condotta, la cultura di integrità e la prevenzione dei conflitti di interessi.
Trade Compliance
Trade Compliance comprende aspetti come sanzioni, embarghi e controlli delle esportazioni. L'obiettivo è quello di assicurare che le attività commerciali e i processi di approvvigionamento internazionali soddisfino tutte le prescrizioni e i requisiti di legge.
Commercial Compliance
Commercial Compliance riguarda la compliance di terzi, il diritto dei cartelli e l'anticorruzione.
La compliance di terzi assicura che agenti, rappresentanti, rivenditori e altre persone o aziende cui si fa ricorso per appoggiare la vendita e l'assistenza ai clienti si attengano ai principi di compliance di RUAG, in particolare all'anticorruzione.
Inoltre RUAG si batte per una concorrenza libera e leale e pretende il rispetto illimitato di tutte le prescrizioni del diritto dei cartelli. Partendo da questo presupposto, il regolamento interno "Condotta conforme al diritto dei cartelli nella concorrenza" illustra le prescrizioni fondamentali del diritto dei cartelli.
Il regolamento anticorruzione della RUAG rientra nella responsabilità del management e viene controllato regolarmente e se necessario adeguato. L'Head of Compliance si occupa della gestione e sorveglianza integrali dei rischi di corruzione attiva e passiva nel quadro del Compliance Risk Management.
L'efficacia del programma di compliance viene verificata per mezzo di misure di formazione regolari, sondaggi dei dipendenti, audit e revisioni interne ed esterne, se necessario viene adeguata e viene riferita almeno una volta all'anno al consiglio di amministrazione.
Data Protection
Un ulteriore importante ambito del Task Universe è la protezione dei dati, la quale assicura che i sistemi e i dati degli utenti vengano protetti in conformità con la vigente normativa sulla protezione dei dati.
HR Compliance
HR Compliance si riferisce al rispetto delle leggi e disposizioni in materia di lavoro. Vi rientrano in particolare la protezione dei diritti della personalità dei collaboratori, le norme anti-discriminazione, la protezione contro il mobbing e le molestie sessuali e anche le verifiche contestuali e il controllo dell'impiego di personale esterno e delle occupazioni secondarie. L'obiettivo è quello di assicurare che RUAG sia un datore di lavoro equo e responsabile e che rispetti e protegga i diritti dei suoi collaboratori.
Financial Compliance
Financial Compliance assicura che RUAG, in tutte le attività finanziarie, soddisfi le prescrizioni e i requisiti di legge sulla prevenzione della frode, sulla lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo e sulla lotta contro la corruzione. L'obiettivo è quello di garantire la trasparenza e conformità normativa dei processi finanziari e delle transazioni di RUAG e proteggere l'azienda e i suoi partner da eventi potenzialmente dannosi.
Environment, Social, Governance
L'ambito Environment, Social, Governancesi riferisce alla strategia di sostenibilità di RUAG. Qui si tiene conto di aspetti quali la protezione dell'ambiente, la sostenibilità e la responsabilità sociale. Rivestono un'importanza centrale anche gli aspetti legati alla governance, ad esempio il rispetto delle regole di corporate governance.
Corsi di formazione
Il corretto funzionamento del sistema di compliance presuppone che i collaboratori conoscano il nostro codice di condotta e le direttive e che siano in grado di applicare l'intero sistema di regole nel lavoro quotidiano. Ciò richiede lo svolgimento di regolare corsi di formazione sulla compliance basati sul rischio. L'Head of Compliance assicura che i collaboratori della RUAG MRO Holding SA vengano formati sui tempi rilevanti per la compliance.
Le formazioni di base in materia di compliance sono vincolanti per tutti i collaboratori di ogni livello gerarchico. Vi rientrano il Compliance Awareness Training e le formazioni sulla lotta alla corruzione, l'integrità personale, i conflitti di interessi, comprese le occupazioni secondarie, la protezione dei dati, la compliance commerciale e il whistleblowing.
Vengono inoltre svolti appositi corsi di formazione negli ambiti che presentano rischi maggiori. Anche questi corsi di formazione sono vincolanti. I corsi di formazione vengono offerti nelle lingue rivolte ai destinatari.
I contenuti formativi si basano sulle direttive esistenti e vengono aggiornati regolarmente.
Tutti i corsi di formazione rilevanti per la compliance vengono svolti di norma ogni due anni.
Terze parti
Nella collaborazione con terzi coinvolti nel processo di vendita, ad esempio agenti, rivenditori, distributori e consulenti commerciali, esiste un maggiore rischio di corruzione. Pertanto è importante svolgere in via preventiva un controllo della compliance basato sul rischio. Esso si svolge sotto la supervisione dell'Head of Compliance e con il sostegno dell'applicazione web «Symfact Third Party Management», che comprende controlli automatici della compliance presso il «Dow Jones Risk & Compliance Database». Nel quadro della legislazione applicabile possono essere svolti anche controlli esterni da parte di esperti indipendenti. Questo processo di controllo della due diligence viene ripetuto regolarmente, ma al più tardi ogni tre anni se esiste un rapporto contrattuale invariato.
Se le prescrizioni in materia di compliance non vengono rispettate, ciascun terzo coinvolto nel processo di vendita deve essere autorizzato o respinto in via preliminare dall'Head of Compliance.
I terzi sono tenuti a redigere rapporti di attività trimestrali e a fornire informazioni su ogni contatto di un terzo con un partner commerciale.
I pagamenti possono essere effettuati solo su un conto a nome del controparte contrattuale. Le coordinate per i pagamenti vengono verificate regolarmente. Non sono permessi pagamenti mediante assegni o in contanti.
RUAG collabora esclusivamente con agenti e mediatori selezionati e verificati e ha implementato un sistema di regole specifico per i rapporti con agenti, consulenti e rivenditori. I partner commerciali sono tenuti al rispetto del codice di condotta di RUAG.
RUAG ha implementati limiti percentuali per la retribuzione degli agenti e importi massimi per le provvigioni degli agenti.
L'ufficio commesse delle varie società del gruppo partecipa allo stabilimento dei rapporti con nuovi fornitori ed è responsabile dell'implementazione di processi e controlli.
Il codice di condotta per partner commerciali di RUAG è parte integrante di ogni commessa e riguarda sia tutti i subappaltatori che i fornitori. Per noi il mantenimento di adeguati standard in materia di lotta alla corruzione attiva e passiva, e di processi corrispondenti presso subappaltatori e fornitori, è d'importanza fondamentale.
Controllando regolarmente i nostri partner contrattuali, ci assicuriamo che queste disposizioni siano parte integrante del rapporto contrattuale (fornitore-subappaltatore) lungo l'intera catena di approvvigionamento.
Conflitti di interessi e liberalità
Dichiarazione di conflitti d'interesse e dichiarazione dei mandati (pubblici uffici)
Ci sforziamo di essere partner affidabili e onesti per i portatori di interessi sia interni che esterni. I conflitti di interessi costituiscono un notevole rischio di corruzione, pertanto, in base al regolamento del gruppo, i collaboratori di RUAG sono tenuti a comunicare eventuali conflitti di interessi.
Oltre alla definizione di conflitti di interessi concreti e potenziali, il regolamento comprende anche un processo unitario per il controllo dei conflitti di interesse potenziali e per la sorveglianza di quelli riscontrati.
Tutti i collaboratori vengono formati sui rischi concreti dei conflitti di interessi nel quadro del programma di formazione sulla compliance.
Prima di essere assunte alla RUAG, le persone che sono titolari di cariche pubbliche o che lo siano state negli ultimi mesi vengono sottoposte ad una verifica specifica per il potenziale conflitto di interessi. Lo svolgimento della verifica rientra nell'ambito di competenze dell'Head of Compliance.
I collaboratori non possono rivestire una carica pubblica senza autorizzazione preliminare.
Per l'elargizione e l'accettazione di liberalità (regali, inviti, donazioni politiche, sponsorizzazione) RUAG ha implementato direttive, linee guida e processi a livello di gruppo.
Perseguiamo una politica di tolleranza zero nei confronti della corruzione. A questo proposito, nel regolamento del gruppo in materia di lotta alla corruzione viene stabilito chiaramente quali tipi di liberalità siano permessi. Sono permesse unicamente le liberalità legittime, proporzionate, neutrali, adeguate e trasparenti.
Oltre a trattare il tema delle liberalità, il regolamento del gruppo contiene anche presupposti chiari e vincolanti riguardo ad eventi, donazioni e sponsorizzazioni. Ulteriori regole vincolanti si trovano nella direttiva del gruppo sulla sponsorizzazione.
Ulteriori regole vincolanti si trovano nella direttiva del gruppo sulla sponsorizzazione.
RUAG non svolge attività di lobbying politico, non elargisce donazioni a partiti politici e non sponsorizza eventi legati a partiti politici.
Operazioni di compensazione
Nel quadro della nostra attività commerciale svolgiamo operazioni di compensazione inbound e outbound. In particolare, utilizziamo operazioni di compensazione inbound dirette per ottenere le competenze di cui abbiamo bisogno in quanto centro di competenza dei materiali dell'Esercito svizzero per la manutenzione dei sistemi durante l'intera durata di utilizzo dei sistemi. Inoltre, utilizziamo operazioni di compensazione inbound indirette per ottenere, grazie a nuove tecnologie, le competenze volte a garantire la sicurezza della Svizzera in qualità di partner tecnologico dell’Esercito svizzero. In questo contesto agiamo in stretta osservanza delle prescrizioni delle autorità di compensazione statali. Ai fini dell’adempimento degli obblighi di compensazione outbound, ove possibile ci serviamo di progetti di compensazione diretta per abilitare direttamente il progetto di acquisto in corso e gli utenti dei nuovi sistemi. Se non possiamo generare crediti sufficienti tramite progetti outbound diretti, insieme a partner strategici cerchiamo di sostenere progetti che contribuiscano a garantire la sicurezza del Paese beneficiario. A tal fine, ci atteniamo rigorosamente alle disposizioni di legge del Paese e in particolare alle direttive delle autorità di compensazione locali.
In qualità di azienda tecnologica svizzera, per l’acquisto e la vendita di prodotti e competenze ci basiamo sulle esigenze industriali ed economiche dei clienti internazionali. La politica e le regole in materia di compensazione hanno l'obiettivo di contribuire allo sviluppo economico, industriale e tecnologico del Paese acquirente, indipendentemente dal fatto che questo sviluppo venga perseguito in ambito militare o civile. La nostra gestione delle operazioni di compensazione, genericamente definita attività di offset, che tuttavia comprende anche la partecipazione industriale, si ispira principalmente ai principi stabiliti nei codici interni, incluso il Codice etico e anticorruzione, e si basa sulle norme nazionali e internazionali vigenti.
A livello di gruppo applichiamo pratiche di compensazione coordinate basate su informazioni comuni, trasparenza e coerenza nello sviluppo di migliori pratiche, sviluppo professionale e collaborazione. Questo modello aziendale crea un contesto adeguato al coordinamento attraverso gruppi di lavoro operativi e strategici. L’attività di compensazione viene gestita tramite una struttura a tre livelli:
I Capture Manager dei progetti elaborano i progetti di compensazione con il sostegno tecnico del Responsabile Industrial Cooperation.
Il Responsabile Industrial Cooperation & Offset gestisce a livello centrale le relazioni strategiche con le autorità di compensazione e i gruppi d'interesse.
L’Offset Board di RUAG coordina e verifica che siano rispettate le direttive interne ed esterne ed è responsabile dei progetti di compensazione inbound e outbound. Ogni operazione viene approvata ed eseguita in base ai processi interni di avvio dell’attività.
Gli obblighi di compensazione vengono controllati per l'intero ciclo di vita a livello di singoli reparti e coordinati a livello centrale.
Le dipendenti e i dipendenti del reparto compensazione e delle funzioni correlate ricevono formazione sulla lotta alla corruzione. Esiste inoltre un programma di sensibilizzazione in materia di soluzioni offset a vari livelli dell’organizzazione.
Prima dell’inizio della relazione contrattuale e successivamente (in caso di modifiche di rilievo, estensioni o rinnovi), i partner che partecipano alle soluzioni di compensazione vengono sottoposti a un’attenta verifica di due diligence basata su un elenco di parti sanzionate per contrastare ogni forma di corruzione, al fine di esaminare tutti i fattori di rischio legati a possibili atti di corruzione, che include
la verifica della legittimità dei motivi dell’accordo di compensazione;
il controllo degli aspetti etici e reputazionali;
l'individuazione dei beneficiari finali;
l'accertamento di eventuali conflitti di interesse (inclusi i rapporti familiari, personali o professionali tra la controparte e/o i suoi dipendenti o rappresentanti di governo).
Inoltre, ai nostri partner viene richiesto di rispettare gli stessi standard etici, anticorruzione e comportamentali nazionali e internazionali applicati da noi, tramite specifiche clausole contrattuali incluse nell'accordo di offset. L’ufficio di revisione interna monitora e riferisce in modo indipendente in merito alla conformità ai processi.
RUAG applica un approccio di tolleranza zero alla corruzione e ad altre gravi violazioni della compliance. Poiché le operazioni di compensazione presentano un elevato rischio di corruzione, RUAG esegue regolarmente, di norma una volta all’anno, una valutazione interna dei rischi di compliance associati a terzi e, se necessario, adegua gli strumenti di controllo.
Canali di segnalazione e whistleblowing
Abbiamo implementato una direttiva e un processo interno relativi alla segnalazione di casi sospetti. I collaboratori hanno la possibilità di segnalare possibili violazioni della compliance ai loro superiori, a Risorse umane o a Compliance. Inoltre abbiamo implementato una Integrity Line gestita esternamente. In questo modo diamo la possibilità a tutto il personale, ma anche ai collaboratori, di inviare segnalazioni (anche in forma anonima).
le segnalazioni anonime e non anonime vengono trattate e seguite allo stesso modo. ci impegniamo per una cultura attiva di «franchezza» e proibiamo qualsiasi forma di rappresaglia nei confronti di chi effettua segnalazioni in buona fede.
Per mezzo di sondaggi annuali dei collaboratori verifichiamo la qualità e il grado di sensibilizzazione in quanto agli standard di whistleblowing dell'azienda.
Indagine di casi sospetti segnalati internamente ed esternamente
RUAG prende molto sul serio le segnalazioni su potenziali violazioni della compliance e dà seguito ad ogni segnalazione, anche e soprattutto a quelle che riguardano istanze incaricate della prestazione di servizi, fornitori, agenti e relativi sub-fornitori. Le violazioni della compliance perpetrate da pacchetto contrattuali non sono tollerate e possono avere come conseguenza l'immediata risoluzione del rapporto commerciale.
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